Tugas Pertemuan 7

 Pilihan ganda

1. a. Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian

2. a. Pengambilan keputusan yang sistematis untuk menciptakan nilai

3. c. Berbasis keputusan menggunakan data dan analisis

4. b. Perumusan visi, misi, dan strategi jangka panjang

5. b. Kesatuan perintah

6. b. Identifikasi tujuan dengan kriteria SMART

7. b. Mengatur sumber daya manusia dan material

8. Pengarahan

9. b. Analisis penyimpangan kinerja dan tindakan korektif

10. b. Sistem sosial dengan struktur formal untuk mencapai tujuan bersama

11. b. Memiliki struktur formal dan hierarki yang jelas

12. b. Perusahaan dengan spesialisasi tinggi dalam fungsi tertentu

13. b. Potensi konflik akibat pelaporan ganda

14. b. Kolaborasi dengan vendor atau mitra eksternal

15. b. Manajemen sebagai otak, organisasi sebagai tubuh

16. a. Ukuran organisasi dan lingkungan eksternal

17. b. Mengoptimalkan penggunaan sumber daya melalui perencanaan

18. b. Konflik akibat pelaporan ganda

19. b. Menerapkan pendekatan manajemen perubahan seperti model Kotter

20. b. Memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi tim

Essay

1. Perbedaan manajemen puncak, menengah, dan lini pertama serta contoh dalam proyek pembangunan gedung:

•Manajemen Puncak:

Menetapkan visi, misi, dan strategi.

Contoh: CEO menetapkan target penyelesaian gedung dalam dua tahun.

•Manajemen Menengah:

Mengoordinasikan pelaksanaan strategi.

Contoh: Manajer proyek menyusun jadwal dan mengawasi tahapan pembangunan.

•Manajemen Lini Pertama:

Mengawasi pekerjaan operasional harian.

Contoh: Mandor mengarahkan tukang dalam pemasangan struktur.

2. Langkah fungsi perencanaan dan penerapan SMART:

Langkah perencanaan:

Tetapkan tujuan → Identifikasi peluang/hambatan → Kembangkan alternatif → Evaluasi → Pilih terbaik → Rinci rencana → Tentukan mekanisme kontrol.

Penerapan SMART:

Specific: Tujuan jelas (misal: bangun 20 lantai).

Measurable: Terukur (misal: selesai 100% struktur beton).

Achievable: Realistis dengan sumber daya yang ada.

Relevant: Sesuai dengan tujuan proyek.

Time-bound: Ada batas waktu (misal: 31 Desember).

3. Prinsip “kesatuan perintah” menurut Henry Fayol dan penerapannya dalam organisasi matriks:

Pengertian:

Setiap karyawan hanya menerima perintah dari satu atasan untuk menghindari kebingungan dan konflik.

Penerapan dalam struktur matriks:

Dalam organisasi matriks, karyawan sering melapor ke dua atasan (fungsi dan proyek), sehingga prinsip ini diterapkan dengan memperjelas batasan wewenang masing-masing atasan dan membagi tanggung jawab secara tegas agar tidak terjadi perintah yang saling bertentangan.

4. Kelebihan dan kekurangan struktur organisasi divisional serta contoh perusahaan:

• Kelebihan:

1. Fokus pada hasil tiap divisi.
2. Adaptif terhadap perubahan pasar.
3. Memudahkan pengukuran kinerja per divisi.

• Kekurangan:

1. Duplikasi sumber daya antar divisi.
2. Biaya operasional lebih tinggi.
3. Risiko konflik antar divisi.

• Contoh perusahaan yang cocok:

5. Perusahaan besar dengan banyak lini produk atau pasar berbeda, seperti Toyota (membagi divisi berdasarkan model mobil atau wilayah pasar).

Fungsi pengarahan dalam manajemen dan penerapan teori Maslow:

• Fungsi pengarahan:

Memberikan arahan, motivasi, komunikasi, dan kepemimpinan untuk mendorong anggota tim mencapai tujuan.

• Meningkatkan motivasi:

Dengan memberikan visi yang jelas, penghargaan atas prestasi, serta memperhatikan kebutuhan tim.

• Contoh penerapan teori Maslow dalam proyek:

Pada proyek konstruksi:

• Kebutuhan fisiologis: Sediakan fasilitas kerja yang aman dan nyaman.
• Kebutuhan keamanan: Pastikan kontrak kerja yang jelas.
• Kebutuhan sosial: Dorong kerja sama tim melalui kegiatan informal.
• Kebutuhan penghargaan: Berikan pengakuan atau bonus atas pencapaian target.
• Kebutuhan aktualisasi diri: Libatkan anggota dalam perencanaan atau pengambilan keputusan.

6. Tahapan fungsi pengendalian dan contoh tindakan korektif:

Tahapan fungsi pengendalian :

1. Menetapkan standar kinerja.
2. Mengukur kinerja aktual.
3. Membandingkan kinerja aktual dengan standar.
4. Mengambil tindakan korektif bila ada penyimpangan.

Contoh tindakan korektif dalam proyek pengembangan perangkat lunak:

Jika modul aplikasi tidak selesai sesuai jadwal, tindakan korektifnya bisa dengan menambah programmer tambahan atau mengatur ulang prioritas tugas agar proyek tetap selesai tepat waktu.

7. Hubungan antara manajemen dan organisasi dalam proyek dan contoh pada proyek TI:

Hubungan:

Manajemen adalah proses mengarahkan orang dan sumber daya, sedangkan organisasi adalah struktur yang menyediakan kerangka kerja untuk melaksanakan tugas.

Manajemen menggerakkan organisasi agar tujuannya tercapai.

Contoh dalam proyek TI:

Struktur organisasi menetapkan tim pengembang, analis, dan tester.

8. Manajemen mengarahkan, mengkoordinasikan tugas, serta memastikan semua bagian bergerak sinkron untuk menyelesaikan aplikasi tepat waktu

Faktor yang memengaruhi hubungan manajemen dan organisasi serta peran budaya organisasi:

Faktor-faktor:

• Ukuran organisasi
• Kompleksitas proyek
• Lingkungan eksternal
• Teknologi yang digunakan

Peran budaya organisasi:

Budaya organisasi yang mendukung inovasi, komunikasi terbuka, dan kolaborasi akan memperkuat efektivitas manajemen dalam mengarahkan tim, membuat keputusan, dan menghadapi perubahan.

9. Tiga tantangan utama dalam struktur organisasi tim dan solusinya:

Tantangan 1: Kurangnya kejelasan peran.

Solusi: Tetapkan deskripsi tugas yang jelas sejak awal.

Tantangan 2: Konflik antar anggota tim.

Solusi: Terapkan mekanisme penyelesaian konflik seperti mediasi internal.

Tantangan 3: Kurangnya koordinasi.

Solusi: Gunakan alat kolaborasi seperti Microsoft Teams atau Trello untuk komunikasi rutin dan pelacakan tugas.

10. Dukungan manajemen dan organisasi terhadap adaptasi perubahan (contoh kenaikan biaya material):

• Manajemen:

Segera melakukan evaluasi anggaran, mengkaji alternatif material, dan menegosiasikan ulang kontrak dengan vendor.

• Organisasi:

Struktur fleksibel memungkinkan tim keuangan, pengadaan, dan proyek bekerja sama cepat mengambil keputusan.

Contoh kasus:

Dalam proyek pembangunan gedung, saat harga baja naik drastis, manajemen mengadakan rapat darurat lintas divisi untuk menyetujui penggunaan bahan alternatif seperti baja ringan, menjaga proyek tetap sesuai jadwal dan anggaran.

Studi Kasus

Kasus 1 : Proyek Pengembangan Aplikasi E-Commerce

1. Mengatasi konflik akibat pelaporan ganda dalam struktur matriks:

• Penetapan wewenang yang jelas:

Manajer proyek di PT SYD harus memperjelas peran dan batas instruksi antara dirinya dan kepala departemen IT. Misal, semua keputusan terkait timeline proyek dan prioritas kerja harus melalui manajer proyek.

• Pembuatan jalur komunikasi formal:

Membuat prosedur komunikasi tertulis, misalnya setiap instruksi fungsional harus dikonfirmasi dengan manajer proyek agar tidak bertentangan.

• Rapat koordinasi rutin:

Menyelenggarakan rapat mingguan antara manajer proyek, manajer fungsional, dan tim untuk menyelaraskan arahan, terutama agar pengembang tidak bingung menerima dua perintah berbeda.

2. Langkah-langkah fungsi pengendalian untuk mengatasi pembengkakan anggaran:

• Menetapkan standar anggaran yang baru:

Sesuaikan kembali rencana anggaran dengan biaya real-time yang terjadi pada proyek e-commerce sparepart.

• Mengukur pengeluaran aktual:

Memonitor biaya pengembangan mingguan dan membandingkannya dengan anggaran.

• Menganalisis penyimpangan:

Identifikasi penyebab pembengkakan biaya, misalnya tambahan fitur aplikasi yang tidak direncanakan atau kebutuhan infrastruktur server tambahan.

• Mengambil tindakan korektif:

1. Mengurangi pengembangan fitur non-prioritas.
2. Negosiasi ulang biaya pengembang eksternal.
3. Menunda fitur tambahan ke fase upgrade aplikasi setelah peluncuran awal (Minimum Viable Product).

3. Penyesuaian rencana saat proyek mengalami keterlambatan 1 bulan:

• Manajemen:

1. Melakukan rescheduling proyek dengan prioritas tugas kritis lebih dulu.
2. Menambah jam kerja lembur untuk tim pengembang dan penguji dengan pengelolaan biaya tambahan yang ketat.
3. Menyederhanakan fitur-fitur aplikasi tahap awal agar tetap bisa dirilis sesuai tujuan bisnis PT SYD.

• Organisasi:

1. Membentuk tim task force kecil yang fokus hanya pada penyelesaian tugas-tugas utama (fitur belanja sparepart, pembayaran, dan pelacakan pengiriman).
2. Mempercepat proses review dan approval internal agar tidak ada hambatan birokrasi dalam pengambilan keputusan. 

Contoh:

Jika aplikasi e-commerce sparepart komputer untuk PT SYD tidak selesai tepat waktu karena keterlambatan pengembangan sistem pembayaran, tim manajer dapat memutuskan untuk meluncurkan aplikasi terlebih dahulu tanpa fitur "pembayaran melalui transfer bank" dan menambahkannya dalam pembaruan fase kedua

Kasus 2 : Proyek Renovasi Kantor

1. Penerapan fungsi pengarahan untuk mengatasi resistensi terhadap perubahan jadwal di PT SYD:

• Komunikasi terbuka:

Manajer proyek di PT SYD harus menjelaskan alasan perubahan jadwal kepada tim secara transparan, misalnya karena keterlambatan pengiriman material renovasi kantor baru untuk showroom sparepart.

• Motivasi berbasis tujuan bersama:

Menekankan manfaat jangka panjang, seperti kenyamanan ruang kerja baru yang akan meningkatkan produktivitas penjualan sparepart.

• Keterlibatan tim dalam solusi:

Melibatkan kontraktor, desainer interior, dan staf logistik dalam diskusi untuk menyusun jadwal baru, sehingga mereka merasa dihargai dan lebih berkomitmen.

Contoh di PT SYD:

Saat terjadi perubahan jadwal pemasangan rak-rak display sparepart, manajer proyek mengadakan rapat untuk mencari solusi alternatif bersama, misalnya mempercepat pekerjaan yang tidak bergantung pada material yang terlambat.

2. Optimalisasi struktur organisasi fungsional untuk koordinasi antar tim di PT SYD:

• Penjelasan tugas yang spesifik:

Setiap fungsi (kontraktor, desainer, logistik) harus memiliki tugas dan tanggung jawab yang jelas sesuai keahliannya, misalnya desainer fokus pada tata letak showroom, staf logistik menangani pengadaan dan pengiriman material.

• Koordinasi lintas fungsi melalui manajer proyek:

Manajer proyek di PT SYD bertindak sebagai penghubung utama antar semua fungsi, memastikan bahwa informasi mengalir lancar dan tidak ada bagian yang bekerja terisolasi.

• Rapat mingguan terstruktur:

Gunakan rapat mingguan untuk memeriksa progres tiap fungsi dan menyelesaikan potensi hambatan sebelum menjadi masalah besar.

Contoh di PT SYD:

Manajer proyek mengecek apakah staf logistik telah mengonfirmasi pengiriman cat untuk dinding showroom sebelum kontraktor datang untuk pengecatan, memastikan tidak ada keterlambatan kerja.

3. Solusi untuk mengatasi kenaikan biaya material di PT SYD melalui perencanaan dan pengendalian:

• Perencanaan:

1. Review dan prioritas ulang kebutuhan material: Fokus pada elemen-elemen utama showroom sparepart, seperti rak display dan meja kasir, dan menunda elemen dekoratif yang bisa ditambahkan kemudian.
2. Negosiasi ulang dengan pemasok: Mencari vendor alternatif atau bernegosiasi untuk diskon harga atau cicilan.

• Pengendalian:

1. pantau anggaran secara ketat: Membuat laporan pengeluaran mingguan untuk memastikan tidak terjadi pemborosan tambahan.
2. Tindakan korektif: Bila material tertentu terlalu mahal, beralih ke alternatif serupa dengan kualitas memadai tapi lebih terjangkau.

Contoh di PT SYD:

Jika harga lantai vinyl untuk showroom naik, PT SYD bisa memutuskan menggunakan lantai vinyl kelas medium untuk area yang tidak terlalu terlihat pelanggan, sementara area utama tetap menggunakan kualitas premium